Organización de eventos Barcelona

Cuando se trata de organizar un evento, ya sea para promocionar una marca o para una gran conferencia, la organización de los mismos es una tarea muy compleja. Todo evento necesita una planificación y una organización detalladas.

Desde la fijación de un presupuesto concreto hasta la divulgación del evento, hay muchos factores que considerar desde el principio para que el proceso sea lo menos agobiante posible.

Y es que no existen dos eventos iguales: cada uno tiene objetivos, presupuestos y públicos diferentes, por lo que hay varios elementos que poner en marcha durante el proceso de planificación, para mantener el rumbo y maximizar el éxito del evento.

¿Cuáles son las características principales de la organización de eventos en Barcelona?

La organización de eventos es un proceso complejo y que cuesta llevar a buen puerto si no tienes un plan de antemano. A continuación veremos en detalle algunos de los aspectos más importantes de este proceso.

1- Metas y objetivos del evento

Para garantizar el éxito de la organización de tu evento es esencial establecer metas y objetivos reales. Empieza por preguntarte: ¿por qué organizas este acto y qué esperas conseguir con el mismo?. Si conoces los objetivos clave de tu organización antes de comenzar la planificación, podrás asegurarte de que cada parte de tu evento esté optimizada para el éxito.

¿Intentas concienciar sobre una causa o promocionar una marca? ¿Esperas atraer a 50 invitados o a 500? Establecer un objetivo con métricas cuantificables de éxito facilitará a tu equipo la tarea de asegurarse de alcanzarlos. Tener claro el camino hacia donde vas, solo te ayudará a llegar más rápido al mismo.

2- Organiza las funciones y responsabilidades individuales de tu equipo

Cualquier evento requiere un esfuerzo de equipo concertado para gestionar todos los detalles. Debes considerar la posibilidad de identificar a un gestor o líder de eventos clave, así como a encargados de algunos aspectos importantes de la organización, como por ejemplo:

- Gestión del lugar de celebración.

- Presentadores.

- Entretenimiento.

- Publicidad.

- Búsqueda de patrocinadores.

- Gestión de voluntarios.

Fijar las funciones individuales de los miembros del equipo crea responsabilidad e impide que los deberes se queden sin hacer. Así mismo, también te ayudará a delegar tareas, algo que puede ayudarte a manejar la organización del evento con éxito.

3- Establece tu presupuesto

Establecer el presupuesto de tu evento es una de las partes más importantes de la organización del mismo. La creación de un presupuesto sólido os permite a ti y a tu equipo generar ideas dentro de parámetros realistas. Esto ayuda a que las partes del evento que te entusiasman sigan siendo las más importantes.

Una vez establecido tu presupuesto, podrás reajustar tus expectativas en base a lo que puedes permitirte. Es importante que tengas en cuenta el máximo que puedes gastar antes de tomar las decisiones en la organización.

4. Fija la fecha

Puede que la fecha ya esté fijada de antemano para un evento recurrente, pero si se trata de un evento nuevo, hay que tener en cuenta algunas cosas como las siguientes:

- Date el tiempo suficiente. Lo ideal es tener entre 4 y 6 meses para planificar, si no más dependiendo del evento.

- Ten en cuenta los días festivos.

- Evita los periodos de vacaciones.

- Verifica las fechas disponibles de los participantes clave: ponentes, presentadores, invitados VIP, etc.

Una vez que hayas fijado la fecha y ya hayas esbozado tu presupuesto, puedes empezar a contratar el personal externo que necesites, como el servicio de catering, de inmediato.

5- Desarrolla una marca para tu evento

Un tema oportuno y convincente puede ser justo lo que te diferencie de otros eventos. Elige un tema dinámico y aplícalo a todos los elementos del tuyo, incluido el nombre. Destaca los elementos que lo hacen especial, especialmente en los medios de comunicación online, porque esto puede ser lo que atraiga a la gente a asistir.

Una vez que hayas encontrado un nombre, crea un eslogan de marca breve y memorable que describa el evento. Por otro lado, si estás planeando un evento importante o una serie de eventos recurrentes, asegúrate de haber creado un logotipo memorable, que puede ser una herramienta de marca eficaz al ofrecer un reconocimiento inmediato en todos los artículos publicitarios y promocionales.

También debes crear una identidad visual cohesiva para tu evento que lo unifique todo. Elige un tipo de letra, color(es), voz y tono, historia, gráficos y elementos temáticos únicos y reconocibles. De este modo, estarás creando una experiencia exclusiva para los asistentes.

Y una vez que tengas el nombre, el eslogan y el logotipo, utilízalo en todos tus materiales de marketing para que las personas que no estén familiarizadas con tu organización empiecen a reconocer tu marca, y recuerden que el evento está teniendo lugar.

Últimos detalles

Una vez tengas listo todo lo anterior, es el momento de preparar tu agenda con la mayor antelación posible. Sin embargo, no hay de qué preocuparse: no es necesario tener el programa listo antes de empezar a promocionar el evento.

Entre los últimos detalles de la organización de eventos, deberás confirmar la asistencia de los ponentes, patrocinadores y expositores. Al mismo tiempo, deberás establecer tus necesidades tecnológicas y los tiempos para la instalación del equipo que hayas adquirido para la ocasión. Por ejemplo, ciertas tecnologías deberán instalarse con mucho tiempo antes del evento, mientras que otras pueden esperar hasta el gran día.

Y para asegurar el éxito del evento, debes contar con un plan de marketing y promoción para comunicar la invitación y generar entusiasmo. Pero, ¿por dónde empezar? Hoy en día existen muchas formas de promocionar cualquier evento. Las redes sociales, los blogs, la publicidad online e incluso las vallas publicitarias son herramientas estratégicas a las que todo plan de marketing debe recurrir.

Por último, deberás empezar a pensar en las formas de evaluar el éxito de tu evento mucho antes de que tenga lugar. Un buen punto de partida son las metas y objetivos que identificaste en el primer paso.

Cada uno de estos elementos se unifican para crear un evento único e inolvidable para los asistentes. Deberás trabajar con cada uno de ellos para crear un plan firme y efectivo. Y con tantas piezas en movimiento, empezar lo antes posible significa terminar sin inconvenientes y acabar creando un evento que tenga éxito de verdad.